Privacyverklaring

Wie is verantwoordelijk

Ik ben Hans Meeske, pastoraal en contextueel begeleider. Sozo Ontmoeting is mijn praktijk. Die valt onder mijn onderneming Ithemba Services. Ik ben verantwoordelijk voor wat er met je gegevens gebeurt.

Ithemba Services, handelend onder de naam Sozo Ontmoeting
Clingendaal 24, 3334 GB Zwijndrecht
E-mail: hans@sozoontmoeting.nl
KvK-nummer: 61262579

Welke gegevens ik gebruik

Plan je een Startgesprek via mijn agenda of mail je me, dan krijg ik je naam, je e-mailadres, je telefoonnummer als je dat invult, en je bericht. Schrijf daarin alleen wat nodig is om een afspraak te maken. Je verhaal bespreken we in het gesprek.

Kom je bij me in gesprek, dan komen daar je adres (voor de factuur) en mijn aantekeningen bij. Ik schrijf kort op wat we bespraken en wat we afspraken. Daarin kan staan hoe het met je gaat, ook lichamelijk en psychisch, wat er speelt in je relaties en je familie, en wat je gelooft.

Gegevens over je gezondheid en je geloof zijn bijzondere persoonsgegevens (artikel 9 AVG). Die gebruik ik alleen met je uitdrukkelijke toestemming. Die vraag ik je aan het begin van ons eerste gesprek, ook als dat het gratis Startgesprek is. Wil je die toestemming niet geven, dan maak ik geen aantekeningen over die onderwerpen. Begeleiden kan dan wel, maar ik onthoud minder van wat je vertelde. Je mag je toestemming altijd intrekken. Dan stop ik met aantekeningen maken en verwijder ik wat ik heb, behalve wat ik voor de Belastingdienst moet bewaren.

Ik begeleid volwassenen.

Het relatie-assessment

Melden jullie je aan voor Samen Verder, dan vraag ik van jullie allebei de voornaam en het e-mailadres. Alleen al uit die aanmelding kan iemand afleiden dat geloof voor jullie meetelt. Ik behandel de aanmelding daarom als gevoelig, en ik vraag jullie allebei apart om toestemming per mail voordat ik iets doorgeef.

Ik geef jullie voornamen en e-mailadressen door aan Prepare/Enrich, het platform waarop jullie de vragenlijst invullen. Prepare/Enrich is een Amerikaans bedrijf. Ik heb het gekozen en ik meld jullie aan. Prepare/Enrich stuurt jullie allebei een inlogcode.

Jullie antwoorden gaan rechtstreeks naar Prepare/Enrich; ik zie ze alleen in het rapport. Prepare/Enrich bewaart jullie antwoorden zonder vaste termijn en gebruikt ze ook voor eigen onderzoek. Volgens hun privacyverklaring maken publicaties niet bekend wie jullie zijn. Willen jullie dat Prepare/Enrich jullie gegevens verwijdert, laat het mij weten. Dan geef ik dat verzoek door. Lees hun privacyverklaring op prepare-enrich.com.

Ik download het rapport. Jullie krijgen het van mij, digitaal of op papier, en we bespreken het samen. Begeleidt Jeanette jullie mee, dan ziet zij het ook.

De Verenigde Staten hebben niet dezelfde privacywetten als de Europese Unie. Prepare/Enrich staat niet op de officiële lijst van het EU-VS Data Privacy Framework (gecontroleerd op 4 november 2026). Jullie gegevens zijn daar dus minder goed beschermd dan in Nederland. Daarom vraag ik jullie allebei apart om toestemming, nadat jullie dit gelezen hebben. Zonder toestemming van jullie allebei start het assessment niet. Willen jullie dit liever niet, dan kunnen we ook zonder assessment met elkaar in gesprek.

Waarvoor, en op welke grond

Waarvoor	Grond (artikel 6 AVG)	Extra
Je bericht beantwoorden	je vroeg erom (stappen vóór een afspraak)
Afspraken maken, de gesprekken	uitvoering van onze overeenkomst
Aantekeningen van onze gesprekken	uitvoering van onze overeenkomst	uitdrukkelijke toestemming (artikel 9)
Jullie aanmelden bij Prepare/Enrich	uitvoering van onze overeenkomst	uitdrukkelijke toestemming van jullie allebei (artikel 9 en 49)
Facturen en administratie	wettelijke plicht (fiscale bewaarplicht)
Een klacht behandelen	gerechtvaardigd belang: je klacht goed afhandelen en kunnen laten zien wat ik deed
De website laten werken	gerechtvaardigd belang: de site beschermen tegen misbruik

Hoe lang ik gegevens bewaar

• Een bericht zonder vervolggesprek: uiterlijk 1 jaar nadat je vraag is afgehandeld.
• Een afspraak in mijn agenda zonder vervolggesprek: uiterlijk 1 jaar.
• Mijn aantekeningen: maximaal 2 jaar na ons laatste gesprek.
• Het rapport van het relatie-assessment: maximaal 2 jaar na ons laatste gesprek.
• Facturen en administratie: 7 jaar (fiscale bewaarplicht).
• Een klacht en de afhandeling ervan: 2 jaar nadat de klacht is afgehandeld.

Wil je dat ik je aantekeningen eerder verwijder, zeg het dan. Dat doe ik.

Wie gegevens van je krijgt

Ik verkoop je gegevens niet. Deze partijen krijgen gegevens van je, elk voor hun eigen deel:

• Jeanette Nauta, als zij jullie als stel meebegeleidt. Zij werkt daarbij onder mijn verantwoordelijkheid en houdt zich aan deze verklaring.
• Prepare/Enrich (Verenigde Staten), alleen als jullie meedoen aan het relatie-assessment.
• Convex, een Amerikaans bedrijf met servers in Ierland, draait mijn online agenda. Plan je een Startgesprek, dan staan je naam, e-mailadres en eventueel telefoonnummer daar.
• Google zet de afspraak in mijn agenda en maakt de link voor Google Meet. Kies je voor Microsoft Teams, dan loopt het gesprek via Microsoft.
• Microsoft 365, mijn e-mailprovider, voor de mail van hans@sozoontmoeting.nl.
• Komen gegevens via Convex, Google, Microsoft of Cloudflare in de Verenigde Staten terecht, dan gelden daarvoor Europese afspraken: de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie of het EU-VS Data Privacy Framework.
• Cloudflare host deze website. Zij zien technische gegevens van je bezoek, zoals je IP-adres.
• Moneybird, mijn boekhoudprogramma: je naam, je adres en wat je betaald hebt, voor de factuur.

Ik deel geen gegevens van cliënten van Sozo Ontmoeting met AI-diensten.

Wat ik voor me houd, en wanneer niet

Wat je me vertelt, houd ik voor me. De uitzonderingen:

• wat in deze verklaring staat, zoals Jeanette bij stellen en de partijen hierboven;
• als iemands veiligheid ernstig in gevaar is, bijvoorbeeld bij huiselijk geweld of kindermishandeling. Meestal bespreek ik dat eerst met jou. Ik kan anoniem advies vragen aan Veilig Thuis of aan een collega, zonder je naam te noemen. In het uiterste geval meld ik het bij Veilig Thuis. De wet staat dat toe, ook zonder je toestemming (artikel 5.2.6 Wmo 2015);
• als de wet of een rechter mij verplicht iets te vertellen.

Websitebezoek en cookies

Deze website gebruikt geen advertentiecookies, geen trackers en geen Google Analytics. De lettertypen staan op deze site zelf. Kies je voor de lichte of donkere weergave, dan onthoudt je eigen browser die keuze.

Je rechten

Je mag je gegevens inzien, laten verbeteren of laten verwijderen. Je mag vragen om minder gebruik, om je gegevens mee te nemen in een gangbaar bestand, of bezwaar maken. Gaf je toestemming, dan mag je die altijd intrekken. Dat verandert niets aan wat er daarvoor met die toestemming is gebeurd.

Mail je verzoek naar hans@sozoontmoeting.nl. Ik reageer binnen een maand. Gaat je verzoek over jullie antwoorden op de vragenlijst, dan stuur ik het door naar Prepare/Enrich.

Een klacht over je gegevens

Ben je niet tevreden over hoe ik met je gegevens omga, laat het me dan eerst weten. Je mag ook altijd een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Gaat je klacht over de begeleiding zelf, lees dan mijn klachtenregeling.

Beveiliging

De website gebruikt een versleutelde verbinding (https). Mijn aantekeningen en de rapporten staan niet op deze website. Mijn accounts zijn beveiligd met tweestapsverificatie. Gaat er toch iets mis met je gegevens, dan meld ik dat waar nodig binnen 72 uur bij de Autoriteit Persoonsgegevens, en bij jou als het risico voor jou groot is. Denk je dat er iets misgaat, mail dan naar hans@sozoontmoeting.nl.

Wijzigingen

Verandert er iets, dan pas ik deze verklaring aan. Bovenaan staat de datum van de laatste versie.